Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců

1. ÚČEL

Jako váš zaměstnavatel uchovává společnost Adama Group (dále jen „ADAMA Group“, „my“ nebo „nás“) informace o vás elektronicky a v podobě papírových dokumentů, které umožňují vaši identifikaci (dále jen „Osobní údaje“). Z tohoto oznámení se dozvíte, jak společnost Adama zpracovává vaše osobní údaje v souladu s platnými zákony[1].

Toto oznámení platí i pro poradce poskytující společnosti Adama služby a výhradně pro tento účel budou odkazy na výrazy „vy“, „váš“ nebo „zaměstnanec“ zahrnovat poradce a „pracovní smlouva“ bude zahrnovat dohody o poradenství nebo smlouvy o službách.

Viz také Globální zásady ochrany údajů (viz zde)

Podrobnější informace o konkrétních zpracovatelských činnostech lze získat v dalších zásadách skupiny Adama Group, např. sledování používání internetu a e-mailu, hotline Speak Up atd.

 

2. JAKÉ INFORMACE (OSOBNÍ ÚDAJE) SHROMAŽĎUJEME A ZPRACOVÁVÁME

 

Můžeme o vás shromažďovat následující osobní údaje:

1. 1. Běžné osobní údaje

• Jméno a příjmení, adresa, datum a místo narození, státní příslušnost, občanský/rodinný stav, pohlaví, fotografie, národní identifikační číslo nebo číslo pasu; řidičský průkaz; číslo sociálního zabezpečení; pracovní povolení, e-mailová adresa, telefonní číslo (pevné a mobilní), číslo faxu (pracovní a soukromé);
• Příbuzní: jméno kontaktní osoby pro naléhavé případy, adresa, telefonní číslo, věk a počet dětí;
• Akademická a odborná kvalifikace: tituly, hodnosti, dovednosti, jazykové znalosti, informace o školení, historie zaměstnání, předchozí pozice, zkušenosti z oboru, CV/životopis, odkazy na dřívější zaměstnání, školení a dovednosti;
• Finanční údaje: číslo bankovního účtu, bankovní údaje, údaje o mzdách a odměnách/dávkách, bonusy a cíle, dlouhodobé pobídky, informace o kvalifikaci pro důchod, cestovní výdaje;
• Údaje o zaměstnání: název pracovní pozice, třída/seniorita, funkce, úroveň, vedoucí a další pracovní vztahy, platová třída, obchodní jednotka, oddělení, časové údaje a podmínky zaměstnání; disciplinární sankce; přezkum výkonnosti a hodnocení výkonu páce, časové údaje a výsledky testů a školení, povýšení, plánování nástupnictví/kariéry, změny role, záznamy o absenci (dovolená apod.);
• Údaje související s IT: ID počítače, uživatelské ID a heslo, název domény, IP adresa, soubory protokolu, používání internetu, e-mailu, IT systémů a aplikací;
• Komunikační údaje: e-mailové a elektronické zprávy, hlasová pošta, soubory a jiná korespondence nebo materiály přenášené pomocí systémů společnosti nebo pro účely společnosti.

 

1. 2. Zvláštní kategorie osobních údajů

Některé osobní údaje, které zpracováváme, jsou považovány za citlivé a jsou označovány jako „Zvláštní kategorie osobních údajů“, například lékařské testy prováděné jako předpoklad pro zaměstnání nebo požadované v průběhu zaměstnání a údaje týkající se vašeho zdravotního stavu, včetně krátkodobé a dlouhodobé pracovní neschopnosti a zdravotní péče, jakož i členství v odborových organizacích nebo náboženské přesvědčení (např. pro dodržování daňových předpisů nebo pro umožnění slavení náboženských svátků).

 

1. 3. Zdroje osobních údajů

Osobní údaje přímo od vás: Obecně platí, že osobní údaje získáváme přímo od vás (elektronicky, písemně nebo ústně). O informace vás například můžeme požádat, když u společnosti nastupujete do zaměstnání. Čas od času také společnosti poskytujete nové, aktualizované nebo opravené údaje.

Osobní údaje, které vytváříme: Osobní údaje také můžeme získávat od vašich kolegů či vedoucích nebo tyto údaje jinak generovat v běžném průběhu vašeho zaměstnání, například roční hodnocení výkonu práce, historie růstu platu, disciplinární opatření a historie povýšení. Informace o vašem používání internetu, e-mailu, podnikových systémů a aplikací se generují automaticky.

Osobní údaje od třetích stran: Osobní údaje také můžeme získávat od třetích stran, které společnosti poskytují služby, například od firem, které poskytují benefity, včetně přidělování akcií, služebních vozidel, firemních kreditních karet nebo jiných služeb. Pokud jste například byli přijati do zaměstnání prostřednictvím externí personální nebo náborové firmy, obdržíme od ní osobní údaje a informace o vašich zkušenostech a kvalifikaci. Pokud je to přípustné nebo jinak povoleno zákonem, informace získané od třetích stran mohou zahrnovat výsledky kádrové prověrky.

 

3. PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE SHROMAŽĎUJEME A PROČ JE NÁM TO POVOLENO

Společnost Adama má právo zpracovávat vaše osobní

údaje pro následující účely.

 

 

 

4. SDÍLENÍ VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost Adama zajišťuje, aby při sdílení osobních údajů s jinými přidruženými společnostmi skupiny Adama Group (tj. v rámci skupiny) nebo s jinými příjemci byla uplatňována vysoká úroveň systémového zabezpečení.

 

1. 1. V rámci skupiny

Vaše osobní údaje sdílíme s ostatními přidruženými společnostmi a útvary skupiny Adama Group (HR, IT, finance) pro všechny účely uvedené v článku 3 tohoto oznámení. Osobní údaje sdílíme zejména s naším evropským ústředím ve Švýcarsku a podnikovým personálním oddělením v Airport City v Izraeli, jakož i pro účely vykazování se společností China National Agrochemical Corporation, která je akcionářem skupiny Adama Group. Přístup k osobním údajům je omezen na osoby, které potřebují přístup k těmto osobním údajům jako součást své pracovní funkce, včetně přímých vedoucích a místních zástupců HR s tím, že ve všech případech se kromě povinností ochrany údajů uplatňuje zachování mlčenlivosti. Všechny společnosti skupiny Adama Group mají přístup k osobním údajům obsaženým pro účely interní komunikace v globálním adresáři.

1. 2. Další příjemci

Osobní údaje také sdílíme s poskytovateli služeb, kteří byli vybráni společností Adama k provádění konkrétních činností naším jménem (např. poskytovatelé mzdové agendy, poskytovatelé systémů/řešení pro HR a finance, operátoři hotline Speak Up nebo technologické společnosti poskytující software a výpočetní služby, např. služby elektronické pošty, telekomunikací a správy informací). Společnost Adama má od těchto třetích stran ujištění, že budou chránit osobní údaje v souladu s tímto oznámením a zásadami.

Osobní údaje také sdílíme s dalšími společnostmi, dodavateli a obchodními partnery, kteří pro nás vykonávají různé funkce. Patří sem finanční instituce, jako jsou banky zabývající se zpracováním plateb nebo správou firemních kreditních karet, a poskytovatelé zdravotních a pojišťovacích služeb a služeb v oblasti benefitů, kteří obstarávají naše programy benefitů pro zaměstnance. V takovém případě jsou tito poskytovatelé služeb odpovědní za stanovení účelu a/nebo způsobu zpracování a za zákonnost zpracování. Osobní údaje sdílíme také s vládními úřady a orgány veřejné správy, pokud to vyžaduje zákon, např. s burzou cenných papírů nebo jiným příslušným vládním orgánem nebo regulátorem v Číně a Izraeli.

 

5. MEZINÁRODNÍ PŘEVOD OSOBNÍCH ÚDAJŮ

 

5. 1. V rámci skupiny

Osobní údaje můžeme převádět do našeho evropského ústředí ve Švýcarsku, do naší mateřské společnosti v Izraeli a také do společnosti China National Agrochemical Corporation v Číně. Izrael a Švýcarsko byly oficiálně uznány Evropskou komisí jako země poskytující přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů z EHP. Úroveň ochrany vašich osobních údajů, kterou poskytuje Čína, nemusí odpovídat úrovni ochrany v EU. Buďte však ujištěni, že skupina Adama Group a její přidružené společnosti se starají o to, aby se na všechny systémy, které zpracovávají osobní informace, vztahovaly nejvyšší standardy bezpečnosti údajů.

1. 2. Další příjemci

Někteří příjemci, s nimiž osobní údaje sdílíme, se rovněž nacházejí mimo EHP. Pokud se příjemci nenacházejí ve třetích zemích, které Evropská komise oficiálně uznala za adekvátní (viz zde), uskutečňují se převody pomocí přijatelného mechanismu přenosu dat, jako je například rámec ochrany soukromí EU-USA Privacy Shield pro převody do organizací v USA, které samy osvědčily soulad (viz zde), standardních smluvních doložek EU pro přenos údajů (viz zde), schválených kodexů chování a certifikací, nebo za výjimečných okolností na základě přípustných zákonných výjimek.

1. 3. Přiměřené jednání s dodavateli

Skupina ADAMA si uvědomuje, že kvalita našich výrobků je ovlivňována (kromě jiných faktorů) kvalitou našich vztahů s dodavateli. Udržujeme tedy účinné, čestné a legální obchodní vztahy s našimi dodavateli, založené na jasných a organizovaných postupech.

 

6. JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME

 

Osobní údaje získané v souvislosti s vaším zaměstnáním nebudou uchovávány po dobu delší, než je přiměřeně nezbytné pro účel, pro který byly získány, a budou zničeny po uplynutí náležité doby uchovávání příslušné země. V určitých případech mohou být osobní údaje uchovávány déle, aby byly splněny zákonné povinnosti, nebo za účelem určení, výkonu nebo obhajoby právního nároku v souladu s platnými zákony.

 

7. VAŠE PRÁVA

 

7. 1. Práva jednotlivců

Máte právo na přístup k osobním údajům a právo získat kopii informací, které o vás uchováváme. Máte právo požadovat opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů. Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů a v určitých případech požadovat omezení zpracování; například můžeme pozastavit zpracování vašich osobních údajů, pokud zpochybníte jejich přesnost. Můžete také požádat o vymazání svých osobních údajů, pokud neexistuje žádný řádný důvod, abychom je dále zpracovávali. V takových případech osobní údaje vymažeme, zničíme nebo anonymizujeme.

1. 2. Právo podat stížnost

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, zejména v členském státě EU, kde se nachází vaše bydliště, v místě výkonu práce nebo v místě, kde došlo k problému, který je předmětem stížnosti.
 

8. KONTAKT A DEFINICE

Slovníček klíčových pojmů a definic použitých v tomto oznámení najdete v sekci Compliance & Ethics na webu Adama.net.

Chcete-li uplatnit svá práva nebo máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto oznámení, obraťte se na vedoucího útvaru ochrany soukromí (Chief Privacy Officer) skupiny Adama Group na adrese privacy.officer@adama.com .

 

[1] Obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) a veškeré vnitrostátní zákony o ochraně osobních údajů a soukromí